閉院の手続きと費用の全て

契約

不動産

廃業する上で不動産についても対応が必要になります。特に賃貸の場合は、スケルトン・原状回復をする必要があるため、ある程度まとまった費用も掛かります。一方で自身が所有する不動産だとしても安心はできません。建物そのままでは固定資産税なども多くかかってしまうため、場合によっては建て壊しが必要となり、こちらも費用が掛かってきます。必要な費用や手続きなどについて下記に整理いたしましたので、ご覧ください。

賃貸借契約の解約手続きにあたり、内装をスケルトンにする、機器を廃棄するなどの対応が必要であり、数百万円前後の費用がかかるケースもあります。契約満了を待たない途中解約で多額の違約金が発生する場合もあります。契約によりますが、退去日の6か月前には手続きをしましょう。

原状回復工事に必要な主な工事項目は、以下です。

まず、内装・造作物の解体工事を行い、クリニック内の装飾や設備などの造作物を撤去します。

解体工事が終わったら床や壁、天井などの残した部分、またはスケルトンになった部分の修繕が必要となった箇所を綺麗な状態にします。 構造体の修繕が必要な場合は、借主負担でそちらも行います。

ビル付帯設備の基本は「電気」「ガス」「水道」です。
解体後の二次側電気に漏電などの不具合はないか、特にクリニックに多い、新設・移設された給排水・給湯設備等が正しく原状回復されているかは、ビルオーナーや次に入居するテナントにとっても重要なチェック事項であり、ビル新築時の設計図書の仕様に完全に戻すことが原則となります。

原状回復には、数百万円前後の費用がかかるケースがあります。スケルトン戻しの場合：約5～10万円／坪、事務所仕様戻しの場合：約10～15万円／坪が平均的で、ここ数年施工単価は上昇傾向にあります。

できれば閉院6か月前から業者への相談を始めることが望ましいです。
退去の通知を行った後に業者への相談を開始し、退去の1か月から2週間前には着工する必要があります。

医療機器

高価かつ専門的な医療機器は、廃棄やリースの解約手続きを適切に行うことで、経済的な損失を最小限に抑え、法的な問題を避けることができます。医療機器の廃棄には、環境保護や患者データの保護といった観点からも慎重な対応が求められます。また、リース契約を結んでいる場合は、契約内容を確認し、適切な手続きを踏むことが重要です。本パートでは、医療機器の廃棄方法やリース解約の具体的な手続きについて、詳しく解説していきます。

医療機器の廃棄にかかる費用は不透明であることが多いです。参考までに東京都医師会では、社団法人全国産業廃棄物連合会廃棄物部会試算を元にして、適切な処理を行うためのコストを「1kgあたり300～350円」と示しています。
医療機器の処分を産業廃棄物（特別管理産業廃棄物）処理業者に依頼した場合は、廃棄料を支払わなければなりません。
加えて搬出・撤去作業にも費用がかかるため、クリニックの階層やエレベーターの有無などによっては、 さらにコストが膨らむことになります。 また、地域によっては医療機器の専門業者がおらず、再委託となって撤去費用が二重にかかってしまうケースもあるようです。

医療機器の種類は、主に「非感染性医療機器」と「感染性医療機器」の2つに分けられ、廃棄処分するときにはこれらの分類を確認する必要があります。

感染性医療機器以外の廃棄物のことです。医療機関から生じた廃棄物であっても、感染の危険性がある物質に触れていないため、一般的な廃棄物と同様に処分されます。

医療機関から廃棄され、血液や微生物など感染の危険性がある物質に触れた可能性のあるものは、感染性医療機器に分類されます。専門業者による廃棄が必要です。

下記の流れで、実際に廃棄を進めていきます。

1.感染の判断基準に該当しないかを確認する・・・血液、病理廃棄物、病原微生物にかかわる試験や検査に用いられたもの、鋭利なものなどは感染性医療機器に該当します。

2.感染の判断基準に該当するものは院内処理をする・・・院内処理を行い、かつ鋭利でないものは、非感染性廃棄物の扱いになります。
院内処理を行わないものは、感染性廃棄物の扱いになります。

3.産業廃棄物（運搬処理）許可取得業者へ委託・・・都道府県より許可を取得した業者に委託して、感染性医療廃棄物の処理を行います。

4.マニフェストの発行・・・産業廃棄物を排出した医療機関がマニフェストを発行して、最終処分が終了するまでの確認を行います。マニフェストは送付から5年間の保存が義務付けられています。

5.廃棄処分を確認する・・・マニフェストが医療機関に戻ってくるのを確認します。
マニフェストが戻らない場合や記載内容に不備がある場合には、自治体への報告が必要です。
閉院の1か月前には相談を開始しましょう。

リース契約によって利用していた医療機器に関しては、リースの残債、あるいは違約金を支払う必要があります。

スタッフ・患者

クリニックの廃業は、患者や従業員にとっても大きな影響を及ぼす出来事です。患者には適切な通知を行い、診療記録の管理や引き継ぎを行うことで、安心して次の医療機関に移れるよう配慮することが求められます。また、従業員に対しては退職手続きや労働条件の変更に関する説明を行い、公正かつ適切な対応をすることが重要です。これにより、信頼関係を保ち、円滑な廃業を実現することができます。本パートでは、クリニック廃業時における患者および従業員への対応方法について詳しく解説していきます。

スタッフ

閉院によってスタッフを解雇する場合、解雇の必要性と解雇の時期などについて納得してもらうために、労働組合およびスタッフに説明する必要があります。解雇されたスタッフが転職の準備をしなければならないことを考えると、閉院約3か月前が望ましいといえます。

就業規則に規定がある場合、スタッフの退職金を支払う準備もしなければなりません。「基本給の半額×勤続年数」が相場ですが、合計するとかなり高額になる可能性がありますので、あらかじめ引当金を積み立てておくことも必要です。

患者

患者に対してクリニックの閉院を事前に通知します。通常、閉院1、2か月前から告知を行い、告知方法としては、院内掲示、ウェブサイト、ニュースレターなどがあります。

引き継ぎ先が決まっている場合は、個人で他院への引き継ぎを行うことが必要です。また、他の医療機関に紹介する前に、患者から未回収の医療費がないかどうかをよく確認することも必要です。

行政

保健所

クリニックの廃業には、保健所への適切な手続きが不可欠です。ここでは、保健所に対する手続きを解説します。なお、各手続きの詳細や必要書類については、事前に管轄の保健所に問い合わせ、確認しておくことをお勧めします。

管轄する保健所が指定する様式にて廃業理由などを記載し、廃業10日以内に提出が必要です。 基本的には診療所名、住所、廃止理由などを簡単に記載する書類になります
に管轄の保健所に問い合わせ、確認しておくことをお勧めします。

エックス線装置を設置している場合には、管轄する保健所が指定する様式にて型式や廃止理由などを記載し、廃業10日以内に提出が必要です。 診療所廃止届と同様の内容に加え、廃止後の部屋の活用用途などの記載が求められます。

地方厚生局

地方厚生局への手続きはその一環であり、適切に行うことが求められます。本記事では、個人事業のクリニックが廃業する際に地方厚生局に対して行うべき手続きについて詳細に解説いたします。

管轄する厚生局が指定する様式にて廃業理由などを記載し、廃業後遅滞なく提出が必要です。 保健所に提出する「診療所廃止届」と同じような情報の記載が求められます。

管轄する厚生局が指定する様式にて廃止理由などを記載し、廃止後遅滞なく提出が必要です。 基本的な医療機関の情報に加え、廃止の理由などの記載が求められます。

税務署・都道府県

続いて、税務署や都道府県への手続きについて解説いたします。特に都道府県については手続きの必要性や必要事項含め各県により異なっておりますので、事前に直接確認しておく必要があります。

税務署（＋都道府県）が指定する様式にて、事業概要などを記載し、廃業後遅滞なく(遅くとも一か月以内に)提出が必要です。 医療機関の基本的な情報に加え、事業内容や従業員数など細かな情報の記入が求められます。

税務署（＋都道府県）が指定する様式にて、事業概要などを記載し、廃業後遅滞なく(遅くとも一か月以内に)提出が必要です。 個人事業の廃業届出に記載する情報に加え、税理士からの署名も必要になります。

税務署（＋都道府県）が指定する様式にて、事業概要などを記載し、廃業後遅滞なく提出が必要です。青色申告を取りやめようとする年の翌年3月15日までが期限です。青色申告を受けていた期間や、取りやめとなる理由の記入などが求められます。

年金事務所

必ず必要となるわけではありませんが、当てはまる場合には手続きが必要となりますので、こちらも是非合わせてご確認ください。

常勤スタッフが5名以上の場合、年金事務所がしているする様式にて、廃止理由などを記載し、廃業後5日以内に提出が必要です。

ハローワーク

必ず必要となるわけではありませんが、当てはまる場合には手続きが必要となりますので、こちらも是非合わせてご確認ください。

ハローワークの指定する様式にて、診療所に関する情報を記載し、廃業後10日以内に提出が必要です。 事業所番号、設置年月日、廃止年月日などの記入が求めれます。

ハローワークの指定する様式にて、被保険者（従業員）に関する情報を記載し、廃業後10日以内に提出が必要です。 被保険者番号、事業所番号、資格取得年月日などの記入が求められます。

医師会

長年所属してきた医師会や医師国民健康保険組合についても廃業に合わせて手続きを行う必要があります。後々のトラブルを避けるためにも重要な事項になりますので、是非ご確認ください。

医師会に加入している場合、医師会の退会届が必要です。 医籍登録番号、退会年月日などの記入が求められます。閉院の翌月1日までに提出が必要です。

医師国民健康保険組合

長年所属してきた医師会や医師国民健康保険組合についても廃業に合わせて手続きを行う必要があります。後々のトラブルを避けるためにも重要な事項になりますので、是非ご確認ください。

医師国保に加入している場合、資格喪失の届出が必要です。
基本的な個人情報の他に、マイナンバー、資格喪失理由などの記入が求められます。閉院後14日以内に提出が必要です。

閉院後対応

クリニックの廃業は終わりではなく、カルテなどの医療記録は法的および倫理的な観点から長期保管が求められます。保管義務を怠った場合、法的なトラブルを引き起こす可能性もあります。
本記事では、廃業後における医療記録の保管方法や具体的な対応について詳しく解説していきます。

必要書類の保管

カルテは、医師法24条により過去5年間分を保管する義務があります。紙のカルテの場合、患者の人数によっては相当な量になりますが、電子カルテであれば保管スペースが不要です。また、オンプレミス型電子カルテの場合は、パソコン内のデータをそのまま保管しておけばよいですが、クラウド型電子カルテは契約が切れるので、カルテをPDFで出力してパソコンやハードディスクなどに保存する必要があります。

レントゲンフィルムまたはデータは、保険医療機関及び保険医療養担当規則第9条によって、撮影した疾患に関する診療行為が終了してから3年間保存することが定められています。

診療用エックス線装置、診療用高エネルギー放射線発生装置、診療用粒子線照射装置および診療用放射線照射装置を使っていたクリニックは、半年を超えない期間ごとに1回以上、放射線量を線量計で測定して、その結果に関する記録を5年間保管することが必要です。

第1種向精神薬、第2種向精神薬を使用していたクリニックは、閉院にともなう薬の廃棄時には、「向精神薬の品名（販売名）およびその数量」「譲り受け、譲り渡し、または廃棄した年月日」「譲り受け先または譲り渡し先の営業所等の名称および所在地」を記録して、2年間保管しなければなりません。 また、向精神薬はきちんと廃棄しなければ、誰かが回収して使用する可能性があるため、酸やアルカリによる分解、希釈、焼却、他の薬剤との混合など、確実な廃棄方法で廃棄するよう定められています。